日本のビジネスパーソンがもっと活用すべきフローチャートとは？

｜業務効率化はどれくらい進んでいますか？

みなさんは日常業務でどれくらい業務効率化を意識しているでしょうか。

オフィスワークが当たり前だった時代から、リモートワークという選択肢が加わったハイブリッド型の働き方ができる時代に変化した昨今。個人の役割がより明確になり、個人の働き方のアップデートが求められています。

働き方のアップデートの一つとして、リモートワークでもスムーズに働けるようにするため、業務効率化ができるツールや、クラウドサービスを活用しチーム間のコミュニケーションを活性化することが考えられます。

中でも、オフラインで打ち合わせをしているかのように会議ができるオンラインホワイトボードmiroは、業務効率化かつスキルアップになるようなコンテンツを揃えており世界中で利用されていますが、日本語にも対応しているため日本ユーザーも増加しています。

｜ビジネスシーンで活躍する「フローチャート」とは

まず、フローチャートとは、記号や図形を使い、業務フローやシステム開発のステップなどの全体像を可視化する方法です。フローチャートにも多様な種類があるため、目的や用途に合わせた使い分けが必要です。インターネット上では様々なフローチャートツールが存在します。例えば、オンラインホワイトボードサービスであるmiroでは多様なフローチャートが無料で提供されており、中でもよく利用されている一部をご紹介します。

■プロセスマップ

プロセスマップは、最も基本的なフローチャートの１つで、新規のプロジェクトや

業務フローの流れを整理する時に使います。プロセスを可視化することで、プロセスの効率化や、どこで問題が発生しているかなどをキャッチアップしやすくし、プロジェクトの進行をスムーズにしてくれます。

■スイムレーン図

スイムレーン図は、プロセスの開始から完了までの流れを可視化するツールです。プールに例えられており、担当者や組織ごとにレーンを分けて、タスクや目標を横並びでレーン状に情報を記入していくことから「スイムレーン図」と言われています。

スイムレーン図は、関わる人や組織が増えた場合に、誰が、いつ、何をするのかを時系列で整理しやすくしてくれます。

■業務フロー図（ワークフロー図）

業務フロー図（ワークフロー図）とは、タスクや業務の中身、工程などをわかりやすく表現するためのビジュアルツールであり、業務内容の改善や効率化に非常に役立つフローチャートです。人との連携よりも、タスク工程自体を分解していく時に便利です。

■タイムラインワークフローテンプレート

タスクの進捗状況を把握するのに役立つフローチャートです。タスクの完了期日、進行ステータスをプロジェクト全体で共有することで、関係するメンバーや部署がより円滑にタスクを完了していくことができます。

業務をカテゴリごとに分け、その中でやらなければならないタスクがどのステータスにあるのかを視覚的にわかりやすく整理できるのがタイムラインワークフローテンプレートの特徴です。

｜まとめ

フローチャートは、全体プロセスを可視化してプロジェクトや業務フローの把握と改善に役立ちます。開始から完了までのプロセスの流れか、業務自体の内容か、人との連携ステップか、注目したいところに合わせて活用するフローチャートを選ぶことで、業務効率化に生かすことができるでしょう。miroの豊富なフローチャートのテンプレートを活用すれば、はじめて使うフローチャートでも簡単に活用することができます。新しいやり方に挑戦し、働き方のアップデートを試してみてはいかがでしょう。

Tommy Vercetti